Встреча гостей и начало праздника

На улице, перед входом на арендованную вами площадку непременно должно быть какое-то временное обозначение того, что именно сегодня и именно здесь проходит ваш праздник.
На самом входе у гостей кто-то должен проверить билет. Лучше, если это будет кто-то из организаторов, чем охрана. Оказавшись в фойе (у гардероба) гости обязательно должны видеть - куда им дальше идти. Если фойе небольшое, а зал для праздника один и виден сразу же от входа, то в фойе может больше никого и не быть, кроме работника гардероба и охранника. В остальных случаях кто-то или что-то должно гостей направлять.
Если приглашенных много (например, больше 300 человек), то правильнее будет сделать временный ресепшн, на котором любому гостю ответят на его насущные вопросы (куда идти, где туалет и т.д.). И, если устраивается ресепшн, то уже на нем учитывают пригласительные билеты и, возможно, там же в конце праздника выдаются памятные подарки.
Хорошо, если гостей встречает руководитель компании. Ему не надо стоять на улице или у гардероба, но крайне желательно быть недалеко от входа уже в самом зале. С самыми приближенными гостями он может поздороваться лично, кому-то просто кивнуть, а остальные хоть пройдут мимо и не поздороваются лично, но увидят его и оценят проявленное этим внимание. В крайнем случае, если директор не может присутствовать с начала праздника, встречать гостей должен кто-то из организаторов со стороны компании.
Часто возникает вопрос, а чем занять первых пришедших гостей в ожидании начала праздника? Чаще всего, занимать их ничем не нужно. Главное, чтобы к моменту их приезда были готовы все праздничные и тематические декорации, и звучала музыка. А новопришедшим, тем временем, предстоит раздеться, осмотреться, поздороваться со знакомыми, дамам – поправить макияж и т.д. и т.п., так что скучать, скорее всего, никто не будет.
Но если для сбора гостей вы отвели слишком много времени, то приготовьте для них какие-то развлечения, но крайне ненавязчивые. Например, можно устроить в фойе фотографирование в тантамаресках или рисование добрых шаржей. Кроме того, пусть официанты обходят гостей с бокалами вина или шампанского. В большинстве случаев этого достаточно.
У праздника обязательно должно быть четко обозначенное начало. Музыкой, звуком, светом надо дать понять, что сборы закончились, гостям нужно занять свои места, а руководству компании следует выйти на сцену и сказать несколько слов. Выступление директора, с одной стороны, дань традиции (его будут ждать), с другой стороны - это самое логичное начало праздника. Кроме того, это еще одно мягкое напоминание о том, что праздник организовала ваша компания.
Если у вас запланирована обязательная официальная часть вечера, то лучше провести ее в начале праздника, пока у гостей еще есть серьезный настрой, и они могут внимательно выслушать докладчиков. Официальная часть посреди праздника оправдана, только если первая часть мероприятия проходит в виде серии состязаний, а потом уже гости переходят к застолью. Тогда к моменту оглашения итогов состязаний перед застольем и можно добавить официальную часть (вместе с подведением итогов, награждениями, и так далее).