Этим обязательным элементом любого общественного мероприятия зачастую пренебрегают, особенно, если праздник готовится исключительно для сотрудников компании.
Но это в корне неправильно. Пригласительный билет - это и средство дополнительной мотивации к участию в корпоративном празднике, и отдельный знак внимания и уважения к членам коллектива, и пропуск на мероприятие, и элемент создания праздничного настроения. Пригласительные билеты также можно использовать и в самой программе – по ним можно разыгрывать призы, их можно обменивать на порции спиртных напитков, их, наконец, можно сделать частью общих игр, написав на каждом билете часть какой-то фразы и предложив гостям собрать компанию с пригласительными, образующими одно целое, а первым собравшим присудить отдельный приз, например, бочонок вина.
Как сделать пригласительные билеты? Как угодно, хоть в виде трамвайных талончиков или пивных бирдеккелей, если это согласуется с идеей праздника. А вот вручать их надо не менее чем за две недели до дня мероприятия, что бы все приглашенные могли согласовать это со своими планами.
Теперь о том, что обязательно должно быть на пригласительном билете.
- Во-первых, необходимо указать, кто приглашен (традиционно принято показывать уважение к гостю, надписывая его имя от руки). Кроме имени приглашаемого человека, стоит написать, на сколько персон действительно это приглашение, это снимет вопрос, приглашают ли гостя с супругой или с коллегами (если приглашенный из сторонней организации) или только его одного.
- Во-вторых, место проведения праздника. И лучше написать лишнее предложение, чем потом отвечать на бесконечные звонки с вопросами «а куда здесь поворачивать» и «ну где же этот дом». В некоторых случаях пригласительный билет имеет смысл дополнить схемой проезда и информацией о том, каким образом гости смогут добраться до места и обратно.
- В третьих – время мероприятия. Причем, необходимо указывать время, на которое запланирован сбор гостей, и отдельно – время начала праздничной программы, иначе можно столкнуться с недопониманием, грозящем затянуть начало праздника. Полезно также указывать, до какого примерно часа мероприятие продлится.
- В четвертых, на приглашении должна быть информацию о том, чему посвящено мероприятие, и кратко – о том, что будет происходить на вечере, с указанием желательной формы одежды приглашенных. Этим указанием вы избавите своих гостей от множества мучительных вопросов.
В некоторых случаях полезно также указать, кто еще приглашен на праздник. Напишите, например, «приглашены все сотрудники компании» или «приглашены сотрудники конкретного подразделения компании, а также основные партнеры».